siswa ber-KAIZEN

… upaya membangun karakter PROBLEM SOLVING, menuju INDONESIA yang lebih baik.

Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

Banyak dari apa yang manajer lakukan adalah memecahkan masalah dan membuat keputusan.   Pengambilan keputusan merupakan peran kunci dari seorang manajer dan pemimpin.   Beberapa manajer menemukan ini menjadi salah satu tugas paling sulit untuk melakukan.   Mereka memiliki ketakutan akan kegagalan, dan menunda-nunda terutama karena mereka memiliki kekurangan dari pendekatan terstruktur.   Satu dari dua hal biasanya terjadi, mereka baik menunda membuat keputusan dengan harapan bahwa orang lain akan menyelamatkan mereka, atau bahkan lebih buruk, membuat keputusan menggunakan reaksi brengsek lutut.

Yang terbaik adalah berpikir untuk membuat suatu keputusan, yang menggambar garis antara dua titik.   Jika Anda tidak dapat menarik garis lurus antara dua titik, maka keputusan yang harus kemungkinan besar akan ditolak.   Ketika garis berbunyi ke garis singgung, mungkin tidak ada hubungan yang realistis antara tindakan yang diusulkan dan hasil.

Manajer baru sering mencoba untuk memecahkan masalah dan membuat keputusan dengan bereaksi terhadap mereka sebelum mereka sepenuhnya memahami semua faktor yang mungkin.   Mereka merasa bahwa kecepatan keputusan adalah lebih penting daripada hasil jangka panjang.   Ada kalanya keputusan cepat diperlukan, seperti berurusan dengan tindak kekerasan di tempat kerja.   Namun, keputusan yang paling tidak diperlukan segera dan Anda sebenarnya memiliki waktu untuk membuat keputusan yang tepat.   Itu adalah kunci, membuat keputusan yang tepat.   Hanya berhati-hati untuk tidak membiarkan keputusan menumpuk, atau Anda akan memiliki backlog keputusan baik kecil dan kompleks untuk membuat.   Anda harus menemukan keseimbangan yang sempurna untuk mengetahui kapan harus membuat keputusan yang cepat dan mudah dengan cepat, dan kapan harus meluangkan waktu dengan keputusan yang kompleks.

Jangan takut untuk berbicara dengan atasan atau manajemen atas tentang masalah besar atau kebutuhan yang perhatian Anda.   Anda tidak ingin dikenal sebagai manajer yang “menyimpan rahasia” karena Anda takut reaksi yang mungkin.   Hal ini lebih baik untuk muka dan jujur, sementara pada saat yang sama menunjukkan Anda rajin bekerja pada resolusi.   Anda bahkan mungkin menemukan diri Anda bekerja dengan manajer departemen lainnya untuk memperbaiki masalah yang mempengaruhi departemen Anda.   Tidak ada yang salah dengan ini karena menunjukkan komitmen Anda untuk departemen Anda dan perusahaan.

Mendefinisikan masalah atau perlu sebelum Anda membuat keputusan.   Tanyakan pada diri sendiri, dan lain-lain jika diperlukan, berikut ini siapa, apa, kapan, dimana, bagaimana dan mengapa jenis pertanyaan.   Dalam pelajaran 9 kita akan membahas biaya-manfaat dan alat-alat manajemen tugas, bagaimanapun, di sini adalah 12 langkah yang diikuti untuk digunakan sebagai pedoman ketika membuat keputusan penting:

  1. Siapa yang harus membuat keputusan?   Pertama-tama, Anda mungkin melihat sebuah masalah atau kebutuhan yang tidak keputusan Anda untuk membuat.   Pastikan Anda tidak menginjak kaki siapa pun, meskipun hati Anda di tempat yang tepat.   Jika Anda adalah satu untuk membuat keputusan, pergi ke langkah berikutnya.
  1. Apa yang membuat Anda berpikir ada masalah, atau mengapa perlu?   Sebelum Anda dapat mulai membuat keputusan, Anda harus benar-benar jelas masalah atau perlu berlaku.   Pastikan Anda mempertimbangkan mereka yang akan dipengaruhi oleh keputusan tersebut.   Berbicara dengan beberapa anggota staf kunci untuk memastikan Anda dan staf Anda sepenuhnya memahami sifat dari masalah atau kebutuhan.   Anda ingin orang yang akan berbicara, yang efisien, mengambil risiko yang diperlukan, memiliki sedikit pandangan yang bertentangan, dan sangat termotivasi.   Ada saat-saat ketika tampaknya seperti masalah atau kebutuhan datang pada Anda seperti “langit jatuh,” tetapi ketika Anda meluangkan waktu untuk benar-benar menyelidiki masalah atau kebutuhan, Anda mungkin menemukan itu terlalu berlebihan.   Hal ini terjadi cukup sering sebagai emosi mengambil alih logika.   Sebagai contoh, apakah satu orang mengeluh tentang situasi tertentu atau tidak semua orang merasakan hal yang sama?   Apakah ada keluhan umum dari pelanggan Anda atau hanya satu atau dua orang tidak puas yang tidak akan pernah bahagia?   Apakah ada kecenderungan umum atau itu hanya spekulasi?   Apakah Anda benar-benar perlu berinvestasi dalam database baru atau dapat Anda bekerja dengan apa yang Anda miliki?   Menggali lebih dalam untuk menemukan jika ada masalah benar, dan kemudian mulai menemukan cara untuk memperbaiki.   Anda tidak ingin memperbaiki sesuatu yang tidak rusak.   Jika Anda memang menduga ada masalah, ikuti langkah 3 sampai 12:
  1. Dimana masalah atau kebutuhan?   Apakah internal atau eksternal?   Apakah di departemen Anda atau di tempat lain?   Apakah hanya di daerah tertentu jaringan Anda?   Apakah salah satu karyawan atau seluruh kelompok?   Anda perlu tahu di mana masalah atau kebutuhan terletak sebelum Anda dapat mulai membuat keputusan yang tepat untuk memperbaiki atau membeli.
  1. Ketika itu terjadi atau diperlukan?   Apakah bagian-bagian tertentu dalam sehari?   Apakah ketika ada atas penggunaan?   Apakah ketika pergeseran tumpang tindih?   Apakah selalu di akhir bulan?   Apakah setiap kali ada rilis software baru?   Dengan penentuan ketika masalah terjadi, itu sangat membantu dalam mendeteksi akar penyebab masalah.
  1. Apa yang menyebabkan masalah atau kebutuhan?   Apakah proses masalah yang berkaitan?   Kurangnya pelatihan?   Tua dan lambat menangani komputer menyebabkan kali lebih lama, yang pada gilirannya mempengaruhi kepuasan pelanggan?   Apakah tidak ada karyawan yang cukup untuk menangani jumlah panggilan?   Apakah desain atau cacat rekayasa?   Apakah isu-isu kontrol kualitas?   Anda perlu mendapatkan dengan anggota staf kunci untuk benar-benar menentukan penyebab akar masalah.   Menentukan Anda memiliki masalah tidak berguna jika Anda, atau departemen lain, tidak dapat menemukan penyebabnya.
  1. Bagaimana kompleks adalah masalah atau kebutuhan?   Semakin kompleks masalah atau kebutuhan, semakin dalam Anda harus menggali.   Jangan takut untuk kembali ke papan gambar sampai Anda benar-benar yakin dengan pilihan yang Anda buat.
  1. Apa urgensi dan bagaimana seharusnya Anda memprioritaskan?   Beberapa masalah yang lebih penting daripada yang lain.   Anda tidak akan ingin bekerja pada sebuah masalah kecil kompleks ketika Anda memiliki masalah besar yang mudah yang harus ditangani dengan segera.
  1. Apa hasil yang ideal?   Ketika Anda dihadapkan dengan sebuah keputusan besar, mudah untuk tersesat dalam detail dan keadaan.   Menulis daftar pro dan kontra, kelebihan dan kekurangan, dan tujuan jangka panjang dan jangka pendek untuk memastikan hasilnya memiliki efek yang diinginkan.   Pikirkan tentang tujuan, alternatif, dan risiko.   Anda harus benar-benar jelas pada apa yang Anda mengharapkan untuk mencapai.   Review fakta-fakta di tangan kemudian menyerapnya ke dalam pikiran bawah sadar Anda.   Biarkan pikiran didihkan untuk sementara waktu sebelum pergi ke langkah berikutnya.
  1. Apa solusi yang mungkin untuk masalah atau kebutuhan?   Diskusikan dengan anggota staf untuk kunci Anda solusi untuk masalah atau kebutuhan, kecuali jika Anda berurusan dengan masalah rahasia atau pribadi.   Perhatikan semua ide dan alternatif di papan tulis Anda dan kemudian menyaring solusi atas.   Pergi ke pro dan kontra sekali lagi dengan semua orang.   Mengetahui biaya dan risiko yang terkait dengan setiap alternatif, dan kemudian siap untuk memutuskan apa yang Anda akan lakukan.
  1. Membuat keputusan akhir.   Anda sekarang harus mengetahui arah yang akan Anda ambil.   Berkomitmen untuk pilihan akhir Anda atau tindakan.   Mengakui bahwa Anda tidak bisa tahu dengan kepastian 100% bahwa keputusan Anda benar.   Anda tidak dapat memprediksi masa depan, tetapi Anda dapat melakukan segala kemungkinan untuk menilai masalah atau kebutuhan bersama dengan manfaat dan risiko.   Jadi membuat keputusan, jangan khawatir tentang “bagaimana jika,” dan jangan melihat ke belakang.   Jangan memperpanjang atau disengaja tentang keputusan lagi.   Kepercayaan diri Anda untuk membuat keputusan.   Anda akan mampu menangani setiap konsekuensi tepat dan dengan percaya diri karena Anda melakukan pekerjaan rumah Anda.
  1. Merencanakan dan melaksanakan keputusan akhir.   Sekarang bahwa Anda telah memutuskan apa yang akan Anda lakukan, Anda perlu menentukan bagaimana dan kapan Anda akan membuat itu terjadi.   Bersikaplah realistis dalam pendekatan Anda.   Dapatkah Anda menyelesaikan tugas sekarang?   Apakah Anda memiliki sumber daya?   Apakah dalam anggaran langsung Anda?   Apakah ada kendala waktu?   Apakah Anda memiliki fasilitas?   Langkah apa yang harus diambil?   Sistem atau proses apa yang harus diubah dalam organisasi Anda?   Setelah Anda punya rencana dan tahu bagaimana menerapkan solusi untuk masalah atau kebutuhan, sekarang saatnya untuk menempatkan rencana diberlakukan.   Menulis jadwal yang mencakup mulai dan waktu berhenti, dan ketika Anda berharap untuk melihat indikator keberhasilan tertentu.   Jika Anda mendelegasikan tugas, pastikan orang tersebut menyadari bahwa mereka bertanggung jawab untuk memastikan pelaksanaan rencana.   Pastikan rencana tersebut dikomunikasikan kepada semua yang terlibat, termasuk bos Anda dan manajemen atas jika diperlukan.
  1. Memantau dan memverifikasi apakah masalah atau kebutuhan telah diselesaikan dan / atau efektif.   Ini adalah ide yang baik untuk mengatur pertemuan harian atau mingguan untuk memastikan semuanya baik-baik.   Pastikan semua berjalan sesuai rencana dan jadwal.   Anda kemudian dapat pindah ke pertemuan bulanan sampai Anda 100% masalah atau kebutuhan telah diselesaikan.   Anda akan menemukan segera seberapa sukses Anda adalah dengan memeriksa laporan, survei, komentar yang dibuat dalam pertemuan-pertemuan, dan apakah ada ketegangan di udara.   Gunakan kesempatan ini untuk belajar bagaimana untuk menghindari masalah terkait masa depan.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Information

This entry was posted on September 18, 2011 by in 01. Problem Solving.
%d bloggers like this: